Çıkar Çatışması Politikası

Amaç

Şirket kaynaklarının, adının, kimliğinin ve gücünün kişisel fayda için kullanılmaması, kurumun ismini ve imajını olumsuz etkileyecek durumlardan kaçınılması tüm çalışanların en önemli sorumluluklarındandır. Bu dokümanın temel amacı şirket ortakları, yöneticileri ve çalışanlarının görevlerini yerine getirirken veya iş ilişkilerinden dolayı özel hayatlarında karşılaşabilecekleri çıkar çatışması durumları ile bu durumlarda uygulanması gereken ilkeleri belirlemek, çıkabilecek çıkar çatışmalarını önlemek bu konuda gerekli tedbirleri almaktır.

Uygulama Alanı

Bu politika DOĞUŞ ÇAY ve grup şirketlerinde görev yapan tüm personeli ve menfaat sahiplerini kapsamaktadır. İşbu politika, DOĞUŞ ÇAY ve grup şirketlerinin tüm faaliyetleri genelinde yürürlükte olan yasal gereklere ve yönetmeliklere uygun olarak düzenlenmiştir. Bu politika ile birlikte konuya ilişkin yasal düzenlemeler, EYS/KYS prosedür ve talimatları, İnsan Kaynakları prosedürleri, Etik Kurallar ve diğer iç yönetmelikler doğabilecek herhangi bir çıkar çatışmasında yol gösterici olacaktır. Doğuş Çay Grubu; Doğuş Çay ve Gıda Maddeleri Üretim Pazarlama İth. İhr. A.Ş. ile Doğuş Yiyecek ve İçecek Üretim San. Tic. A.Ş. Şirketlerini tanımlamaktadır.

Çıkar Çatışması

  • Çıkar çatışması, çalışanların görevlerini tarafsız bir şekilde yerine getirmelerini etkileyen parayla ölçülebilir ya da ölçülemeyen her türlü menfaati ve herhangi bir şahsi çıkara sahip olmaları halini ifade eder.
  • Yöneticilerimizden ve tüm çalışanlarımızdan görevlerini yerine getirirken, bu politikada belirtilen kurallara uygun yargı ve davranışlarda bulunmaları beklenmektedir.
  • Bu politikada yer alan kuralların bilinmemesi, bahsedilen kuralların ihlali için mazeret kabul edilemez.
  • Bu politikanın ihlal edilmesi durumunda, olayın mahiyetine göre iş akdinin feshi de dahil olmak üzere çeşitli yaptırımlar ve disiplin cezaları gündeme gelebilir.

Çıkar Çatışması Yaratabilecek Faaliyetler

  • Çalışanlar, aile fertleri, dostları veya ilişkide bulunulan müşteri ve tedarikçiler dahil diğer üçüncü şahıslarla hiçbir surette karşılıklı veya karşılıksız menfaat sağlayan iş ilişkisine girmez. İstisnai haller Doğuş Çay Yönetim Kurulu’nun bilgisi ve onayına tabidir. Aynı doğrultuda DOĞUŞ ÇAY ve grup şirketleri çalışanları, yakın aile fertlerinin rakip şirketlerde çalışmalarından dolayı oluşabilecek çıkar çatışmalarına karşı da dikkatli olmalıdır.
  • Kendi karar ve rızalarını etkileyecek veya çıkar çatışması yaratabilecek hediye veya çıkar tekliflerine izin vermezler.
  • Şirket çalışanları, doğrudan ve dolaylı yollarla "tacir" veya "esnaf" statüsünde çalışmalarda bulunamaz, rakip ya da şirketin iş ilişkisinde bulunduğu şirketlerde görev alamaz ve her ne ad altında olursa olsun çalışma saatleri içinde veya dışında bir başka kişi ve/veya kurum için ücret veya benzer bir menfaat karşılığı çalışamaz.
  • Çalışanların mesai saatleri dışında bir başka kişi ve/veya kurum için ücret veya benzer bir menfaat karşılığı çalışmaları, herhangi bir şirkette yönetim kurulu üyeliği veya denetçiliği yapmaları Doğuş Çay Yönetim Kurulu yazılı onayı ile olasıdır.
  • Çalışanların yetkilerini, kendi ve/veya yakınları menfaatine kullanarak DOĞUŞ ÇAY ve grup şirketlerine zarar vermesi kabul edilemez. Satın alma ve satış faaliyetleri ile taraf olduğu tüm işlemler ve sözleşmelerden doğrudan ya da dolaylı olarak kişisel kazanç elde edemez.
  • Çalışanlar şirketin ticari ilişki içerisinde bulunduğu diğer kişi ve/veya kuruluşlardan kişisel amaçlı borç para ve/veya mal/hizmet alamaz ve ödünç para ve/veya mal/hizmet veremez.
  • Müşterilerle ilişkilerde şu hususlar dikkate alınır; müşteri lehine bile olsa, müşteri bilgisi olmaksızın bir işlem yapılamaz ve şirket lehine olsa dahi, müşteri zaaflarından yararlanılamaz ve müşteriye eksik ya da yanlış bilgi vererek kar amacı güdülemez.
  • Şirket personeli, şirketin ticari ilişki içerisinde bulunduğu diğer kişi ve/veya kuruluşlardan DOĞUŞ ÇAY Grubu şirketlerini yükümlülük altına sokacak hiçbir hediye, para, çek, mülk, bedava tatil, özel indirimler vb. kabul edemez ve veremez.
  • Şirket çalışanlarının tarafsızlıklarını, kararlarını ve davranışlarını etkileyebilecek hediye ya da menfaat kabul edemez, üçüncü kişi ve kuruluşlara bu tarz etkiler yaratabilecek hediye ve menfaat sağlama yönünde girişimde bulunamaz.
  • Şirket çalışanları rüşvet vermek/almak ve rüşvet sayılabilecek ya da buna benzer konusu suç teşkil eden bir eylem içinde yer alamaz.
  • Şirket çalışanları rekabet ve haksız rekabete ilişkin yasalara uyar ve görevleri esnasında, rakip kuruluşlar ve bunların hizmetlerine yönelik olumlu ya da olumsuz görüş belirtmez.
  • İşe alma kararı verme durumunda olan yöneticiler, eşlerini, birinci ve ikinci dereceden akrabalarını ve bu kişilerin yakınlarını işe alamaz.
  • DOĞUŞ ÇAY Grubu şirketleri çalışanları, bireysel ve gönüllü olarak çalışma saatleri dışında şirkette sürdürdükleri görev ile çıkar çatışması yaratmamak, şirket adını, şirketteki pozisyonunu, unvanını ve şirkete ait kaynakları kullanmamak, çalışma arkadaşlarının zamanını almamak ve çalışma yerinde faaliyetlerde bulunmamak kaydıyla politik faaliyetlerde bulunabilir. Çalışanların herhangi bir politik partide görev alması ancak DOĞUŞ ÇAY Yönetim Kurulunun yazılı onayı ile mümkündür.
  • Çalışanlar DOĞUŞ ÇAY Yönetim Kurulu yazılı onayı olmadan şirket faaliyetleri ile ilgili konularda konuşmalar yapamaz, profesyonel yazılar yazamaz.
  • Herhangi bir yayın kuruluşuna demeç vermek, mülakat yapmak, seminer-konferans vb. yerlere konuşmacı olarak katılmak DOĞUŞ ÇAY Yönetim Kurulu yazılı onayına bağlıdır. Bu faaliyetlerden hiçbir şekilde kişisel kazanç elde edilemez.
  • Çalışanlar kurumun varlık ve kaynaklarını şahsi çıkar ve/veya siyasi aktivite ve çıkar için doğrudan ve dolaylı olarak kullanamazlar.
  • Çalışanlar şirket kaynaklarını ve varlıklarını kasıtlı olarak uygun olmayan bir biçimde kullanarak ya da ele geçirerek “hile yaparak” haksız kazanç sağlayamaz.
  • DOĞUŞ ÇAY ve grup şirketleri faaliyetlerinden herhangi birinin kara para aklama gibi yasal olmayan işlerde kullanılmasını, çalışanlarının bu tür işlere aracılık etmesini kesinlikle yasaklar
  • Şirket varlıkları, imkânları ve personeli şirket dışında kullanılamaz, yöneticiler şahsi işleri için çalışanları ve şirket araçlarını görevlendiremez.
  • Çalışanlar, görevleri gereği elde etmiş oldukları bilgileri, kendi, yakınları veya üçüncü kişiler lehine haksız kazanca yol açacak şekilde kullanmaz ya da kurumun veya müşterilerin zarar görmesine yol açmazlar.
  • Çalışanlar menfaat sağlayarak ya da sağlamadan İnsan Kaynakları dokümanlarında yer alan hizmet sözleşmesi ve gizlilik taahhütnamesinde tanımlanmış olan gizli bilgilere ilişkin uyulması gereken ilkelere aykırı hiçbir girişimde bulunamazlar.

Çıkar Çatışması İhlallerine Karşı Önlemler

  • Organizasyon yapısının ve görev tanımlarının oluşturulmasında hata, eksiklik, yanlışlık, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerinin azaltılabilmesi için faaliyetler ile mali karar ve işlemlerin onayı, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü farklı sorumluluk alanları olarak tasarlanmıştır.
  • Şirketimiz menfaat sahipleri ve çıkar çatışması politikası çerçevesinde Doğuş Çay Yönetim Kurulu Denetim Komitesi bu sürecin değerlendirilmesi, izlemesi, yönetilmesi ve uygulamaların Yönetim Kuruluna raporlanmasından sorumludur.
  • Her seviyedeki çalışanımız görevleri esnasında, tüm olası çıkar çatışmalarını bilmek ve dikkate almak, sahip olduğu sorumluluk çerçevesi içinde, ortaya çıkabilecek potansiyel çıkar çatışmalarını değerlendirmek zorundadır. Personelimiz bu konuda oryantasyon sürecinde bilgilendirilmektedir.
  • Tüm çalışanlarımız çıkar çatışması ihlaline ilişkin tespit ettikleri herhangi bir olayı bildirmek zorundadır. Çıkar çatışması tespiti yapıldığı halde, çıkar çatışması ihlalinin raporlanmaması ya da görmezden gelinmesi de çıkar çatışması kurallarının ihlal edilmesi kapsamında değerlendirilmektedir.
  • Herhangi bir çalışanımızın, çıkar çatışması yaratabilecek faaliyetler ve etik kuralları ihlal etmesi durumunda “Çıkar Çatışması” ile ilgili iletişim kanallarına bilgilendirme yapılması esastır.
  • Çalışanlarımız, işlerini yaparken yürürlükte olan yasal mevzuata aykırı, şirket politika ve kurallarına uymayan, nasıl yönetecekleri konusunda emin olmadıkları çıkar çatışması olabilecek bir durumla karşılaştıklarında bağlı oldukları yönetici ve bilgilendirme politikası çerçevesinde Yönetim Kurulu Denetim Komitesi ile iletişime geçmelidir.
  • Çalışanlarımız, bir çıkar çatışmasının varlığından veya nasıl ele alınacağından/yönetileceğinden emin değil ise, vakit geçirmeksizin üst yöneticisine bilgi vermekle yükümlüdür. Belirsizliğin devam etmesi durumunda üst yönetici durumu Yönetim Kurulu Denetim Komitesi bildirmelidir.
  • Tüm çalışanlarımız, çıkar çatışması durumunu belgelemek ve kayıtlarını tutmak zorundadır. Talep edildiğinde çıkar çatışmasına ilişkin tüm belgelerin birer örneğini sunmak için çalışmalı ve işbirliği yapmalıdır.

Çıkar Çatışması Yönetim Süreci

  • Potansiyel çıkar çatışmalarının oluşmasını engellemek için uygulamaların yürürlükte bulunan yasa, mevzuat ile birlikte DOĞUŞ ÇAY Grubu şirketleri politikaları, iç yönerge, prosedür, yönetmelik ve Entegre Yönetim Sistemi kapsamındaki düzenlemelere uygunluğu izlenmelidir.
  • Çıkar çatışması olduğu düşünülen durumların üst yönetime ve sürecin değerlendirilmesi, izlemesi, yönetilmesinden sorumlu Yönetim Kurulu Denetim Komitesi bildirilmesi zorunludur.
  • Çalışanlar, çıkar çatışmalarını tanımlamak, değerlendirmek, yönetmek ve bildirimde bulunmak için kurum içi sorumlulukları çerçevesinde çıkar çatışması durumunu izler ve kayıtlarını tutar.
  • Yapılan izleme ve kayıt altına alınan işlemlerde herhangi bir çıkar çatışması şüphesi oluşması durumunda çıkar çatışmasının varlığı sorgulanır. Herhangi bir uygunsuzluk tespit edilememesi durumunda ilişkiler, hizmet ve faaliyetler sürdürülür.
  • Uygunsuzluk söz konusu ise kişi ya da kurum tarafından önerilen işlem / faaliyet durdurulur, kabul edilmez ve durum sorgulanmak üzere en kısa sürede üst yöneticiye iletilir.
  • Yöneticinin durum değerlendirmesi sonrası bir uygunsuzluk yoksa önerilen işlem ve faaliyete devam edilir. Kararsızlık durumunda ise konu ile ilgili birimlerden uygunluk görüşü alınır.
  • İlgili birimlerin görüşü olumlu ise işlem ve faaliyete devam edilir. Olumsuz ise konu incelenmek ve soruşturulmak üzere Yönetim Kurulu Denetim Komitesine iletilir.

YÜRÜRLÜK

  • Bu politika hükümleri Yönetim Kurulu Denetim Komitesince yürütülmek üzere, Yönetim Kurulu tarafından oybirliği ile kabul edilerek onaylanmış ve yürürlüğe konmuştur.